ชื่อแฟ้มข้อมูลสำคัญอย่างไร ?

                                                                                                                                อร่าม  ตันติโสภณวนิช

           ในปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้าไปมีบทบาทในการทำงานของหน่วยงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชน  โดยมีการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเก็บอยู่ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์

ซึ่งเมื่อข้อมูลมีปริมาณมากขึ้น จำนวนแฟ้มข้อมูลก็มากขึ้นด้วยชื่อของแฟ้มข้อมูลที่ตั้งขึ้นก็มากตามขึ้นไปด้วย  โดยเฉพาะแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานที่ไม่ใช้เป็นแบบชั่วคราวที่เมื่อใช้พิมพ์แล้วก็ลบได้เลยและอาจมีการต้องค้นหาเพื่อนำกลับมาใช้ใหม่หรือใช้ในการอ้างอิงต่าง ๆ  ดังนั้นจึง  อาจประสบปัญหาในการตั้งชื่อที่ทำให้สะดวกต่อการจดจำและง่ายต่อการค้นหาข้อมูล นอกจากนี้แล้วชื่อของแฟ้มข้อมูลจะมีประเภทต่าง ๆ ตามชนิดของโปรแกรมที่ใช้  ซึ่งก็คือส่วนที่เรียกกันว่า นามสกุล หรือประเภทของข้อมูล   ซึ่งผมคิดว่าท่านที่ทำงานอยู่กับงานลักษณะนี้ก็คงจะเข้าใจในปัญหาที่เกิดขึ้นและทราบถึงสิ่งที่ผมกำลังกล่าวถึงที่ก่อให้เกิดความยุ่งยากกับความวุ่นวายเพียงใด ในยามที่เร่งด่วนหรือช่วงที่มีการเปลี่ยนแปลงตัวบุคคลที่ดูแลงานเอกสารซึ่งสร้างขึ้นในระบบแบบอิเล็กทรอนิกส์  เพราะวิธีในการหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีขั้นตอนคือ ต้องหาจากสื่อที่เก็บก่อนว่าเป็นสื่ออะไร แผ่นไหน แล้วหาจากชื่อแฟ้มที่เก็บอยู่ในสื่อถ้าไม่เขียนไว้บนสื่อ ก็ต้องไปดูที่ชื่อแฟ้มจากเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยการเปิดเข้าที่โฟลเดอร์ซึ่งใช้เป็นที่เก็บเอกสารนั้น พร้อมกับค้นหาชื่อแฟ้มที่เป็นเอกสารที่ต้องการ แต่ถ้าหากว่าชื่อแฟ้มข้อมูลนั้นเราอ่านชื่อแล้วก็ไม่อาจจะบอกได้ว่าเป็นเอกสารที่ต้องการหรือไม่ ก็คงต้องเข้าไปเปิดแฟ้มข้อมูลด้วยโปรแกรม เพื่อเข้าไปดูเนื้อหา  นี่แหละที่จะ เป็นปัญหาต่อไปเพราะการเข้าไปดูเนื้อหาก็จะเสียเวลาค่อนข้างมากในจะการเปิดแฟ้มข้อมูลแต่ละแฟ้มนั้นเสียเวลาพอสมควร รวมทั้งถ้างานของเราที่มีการสะสมกันมาหลาย ๆ เดือนก็ยิ่งจะทำให้เกิดความยุ่งยากมากขึ้นอีก  ลองนึกภาพดูว่าอะไรจะเกิดขึ้นบ้าง  และท่านคงจะเห็นความสำคัญของสิ่งที่เรียกว่า ชื้อแฟ้มข้อมูล และเข้าใจได้ถึงหัวข้อของบทความที่ผมตั้งขึ้นในรูปแบบของคำถามว่า  “ชื่อแฟ้มข้อมูล สำคัญอย่างไร ?”   และสำหรับการแก้ปัญหานี้ควรจะต้องทำอย่างไรบ้าง  ก็ขอไว้เป็นครั้งต่อ ๆ ไปนะครับ