|
ค้นบ่อย
:
หางานบัญชี,
หางานธุรการ,
หางานจัดซื้อ,
หางานผู้จัดการ,
หางานขับรถ,
หางานบุคคล,
หางานคลังสินค้า,
หางานครู,
หางานวิศวกร,
หางานเขียนแบบ,
หางานคีย์ข้อมูล,
หางานการตลาด,
หางานโรงแรม,
หางานสิ่งแวดล้อม,
หางานคอมพิวเตอร์,
หางาน Programmer,
หางานประชาสัมพันธ์,
หางานช่าง,
หางานสถาปนิก |
เรื่อง
ประชุมอย่างไรให้ได้งานและสร้างสรรค์ (ตอนแรก)
เขียนโดย ชัชวาลย์
|
|
Rated: 
by 0 users |
|
|
|
|
|
|
เพราะว่า.....การตัดสินใจเรื่องราวใดใดในการทำงาน ซึ่งมักมีความซับซ้อน ไม่อาจอาศัยทักษะความคิดของใครคนใดคนหนึ่งเพียงลำพัง เพื่อสร้างทางเลือกของการตัดสินใจรวมทั้งผลของการตัดสินใจเป็นในทางที่ได้ประโยชน์ของทุกฝ่ายได้ การประชุมเพื่อระดมความคิดเห็น ถกแถลง อภิปราย จึงเป็นเรื่องสำคัญ และได้รับการยอมรับถึงผลได้ที่ดีของมันมากกว่าการตัดสินใจตามอำนาจของผู้บริหารหรือผู้นำเพียงคนเดียว หรือกลุ่มเดียวการบริหารการประชุม ปัจจุบัน จึงได้กลายเป็นทักษะที่จำเป็นมากขึ้นตามลำดับ แต่ก็น่าแปลกไม่น้อยที่ทักษะการบริหารการประชุมนี้ ไม่ได้รับความสนใจมากนักจากผู้นำหรือผู้บริหารขององค์การ
งานเขียนนี้ ผมได้เรียบเรียงข้อคิดข้อเสนอแนะของ Carter McNamara ซึ่งได้เขียนเรื่อง "Basic Guide to Cunducting Effective Meeting" เมื่อปี 2008 มาแจกแจงให้ท่านผู้อ่านที่สนใจ โดยแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอนสั้น ๆ 3 ตอน ครับ และผมเองก็จะพยายามแปลสรุป และสังเคราะห์ความรู้ออกมาให้ครบถ้วน ซึ่งแต่ละเรื่องนั้น ล้วนเป็นส่งที่ทำให้การประชุมได้งานและสร้างสรรค์ ซึ่งมีเรื่องต่อไปนี้
1) การเลือกผู้เข้าร่วมประชุม
2) การพัฒนาวาระการประชุม
3) การเปิดประชุม
4) การกำหนดกติกาพื้นฐาน (Ground Rules) ของการประชุม
5) การบริหารเวลา
6) การประเมินกระบวนการประชุม
7) การประเมินภาพรวมของการประชุม
8) การปิดประชุม ในการสรุปสังเคราะห์แต่ละเรื่อง
ผมจะนำเสนอประกอบกรณีศึกษาจากองค์การที่ผมเคยทำงานด้วย รวมทั้งเคยเข้าไปร่วมทีมให้คำปรึกษา
อย่างไรก็ดี ผมเองเห็นว่า ข้อเสนอของ McNamara ที่ผมนำมาถ่ายทอดสู่ทุกท่านนี้ เป็นชุดความรู้ที่ค่อนข้าง "กว้าง ๆ กลาง ๆ " ที่เรียกว่า Cadillac Version ซึ่งคงต้องนำไปปรับใขช้ให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์การ โดยอาจจำเป็นต้องปรับทั้งวัฒนธรรมด้านลบ(ซึ่งเป็นส่งที่ต้องปรับอยู่แล้ว) เข้ากับแนวทางการปฏิบัติการบริหารการประชุมที่ดีแบบนี้ หรือปรับแนวปฏิบัตินี้ (ซึ่งอาจจะมีหลายเรื่องไม่เข้ากันกับความเป็นไทยไทย) ให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์การที่ดีงามของท่าน เป็นต้นว่า บางองค์การเวลานักประชุมทีไร ผู้นำการประชุมจะต้องใช้ trick แจ้งกำหนดกเวลาการประชุมให้เร่มก่อนราว 30 นาที เพราะประสบการณ์บอกว่า ผู้เข้าร่วมประชุมมักเข้าประชุมช้ากว่าเวลากำหนดไม่ต่ำกว่า 10-30 นาที สักที ถามเหตุผลทีไรก็อ้าง ติดงาน ทั้งที่วาระการประชุมก็กำหนดไว้ชัดเจนในแต่ละสัปดาห์หรือแต่ละเดือน เป็นต้น แน่นอนว่า ท่านก็คงต้องปรับเปลี่ยนค่านิยมการประชุมช้าเป็นเรื่องที่ดีและยอมรับได้ให้เข้ากับแนวปฏิบัติที่นำเสนอนี้
เพราะนานเข้าไปแล้ว มันจะสร้างทัศนคติว่า พวกที่มาเข้าประชุมตรงเวลา กลายเป็นคนไม่มีงานชุกเหมือนกล่มที่เข้าร่วมประชุมไม่ตรงเวลา แต่อ้างงานยุ่ง ทั้งที่คนกลุ่มแรกนั้น น่าชื่นชมในเรื่องการรักษาวินัยและรักษาเวลา เว้นแต่ท่านจะเห็นว่า มันเป็นสิ่งที่ดีเท่านั้น
และก่อนอื่นนั้น ขอให้ทุกท่านเริ่มทำความเข้าใจก่อนว่า
1) การประชุมเป็นอะไรที่มีต้นทุนสูง เนื่องจากเราต้องใช้เวลา ซึ่งเป็นต้นทุนแรงงานที่สุดแสนจะแพง ยิ่งผู้เข้าร่วมประชุมมีตำแหน่งใหญ่โตเท่าไร cost ของการประชุมก็ยิ่งแพงมากขึ้น ทักษะการบริหารการประชุมก็เลยเป็นเรื่องใหญ่
2) ข้อเสนอแนะที่ผมสรุปจากงานของ McNamara นี้ ยังต้องคำนึงถึงความแตกต่างกันของการประชุม เพราะมันมีหลายประเภท เช่น การประชุมพนักงาน (Staff Meeting) การประชุมวางแผน (Planning Meeting) หรือประชุมแก้ไขปัญหา (Problem-Solving Meeting) หลายท่านที่ค้นหาวิธีสำเร็จรูปว่าประชุมอย่างไรจึงจะให้งานและสร้างสรรค์ ก็คงต้องดูรายละเอียดให้มากสักนิด และที่สำคัญก็คือ นำไปปรับใช้เหมาะสม จึงจะเป็นผลดี ผมเองพบเห็นเพื่อนพนักงานมีทัศนคติแบบที่อยากได้ "บะหมี่กึ่งสำเร็จรูป" ก็หนักใจไม่น้อย แต่ก็ไม่ว่ากันครับ
|
|
|
|
ความคิดเห็นของคุณกับบทความนี้
...
|
|
|
 |
Knowledge Center |
|
 |
|
knowledge
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
