ในสภาพการณ์ของสังคมที่ความรู้เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงไปตลอด และเป็นสิ่งจำเป็นของการเรียนรู้เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้กับหน้าที่การงานและชีวิต ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรบุคคล จึงขอฝากเกร็ดเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานไว้ให้ได้เรียนรู้กัน ทั้งผู้เขียนและท่านผู้อ่าน ในลักษณะเรียนรู้ร่วมกัน สรรค์สร้าง HR เพื่อความเป็นมืออาชีพนะครับ....
เพื่อให้ท่านผู้อ่านที่ทำงานด้านการสัมภาษณ์อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผมขอนำเสนอเป็นข้อคำถามสำหรับให้ท่านใช้สำรวจเล็ก ๆ น้อย ๆ พอเป็นแนวทางพื้นฐาน อันจะช่วยลดปัญหาความผิดพลาดจากการสัมภาษณ์ลงได้ในระดับหนึ่งดังนี้ครับ
(1) ผู้สัมภาษณ์รู้หรือยังว่ากำลังมองหาอะไรจากผู้สมัครงาน
(2) จะถามคำถามอะไรเพื่อให้ได้สารสนเทศที่เพียงพอกับการตัดสินใจคัดเลือก
(3) จะจัดการอย่างไรกับผู้สมัครงานที่ช่างพูด (talkative) ในระหว่างสัมภาษณ์ เช่น ผู้สมัครงานที่ขายตัวเองมากเกินไป เป็นต้น
(4) จะตัดสินใจเลือกผู้สมัครงาน ภายหลังจากการสัมภาษณ์เสร็จสิ้นแล้ว เพื่อให้เป็นผู้เทียบ (short-listed candidate) กับผู้สมัครรายอื่นเพื่อชิงตำหแน่งรอบสุดท้ายอย่างไร
ต่อไปนี้ เป็นแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะที่ผมขอแนะนำสำหรับผู้ที่ทำหน้าที่ในการสัมภาษณ์ รวมทั้งคนทำงานโดยตรงอย่าง HR
o ตั้งคำถามสัมภาษณ์อย่างมีโครงสร้าง การตั้งคำถามแบบมีโครงสร้าง นับว่าเป็นวิธีการที่สำคัญมากสำหรับการสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่กระบวนการสรรหาและคัดเลือกกิดการคิดก่อนที่จะตอบ เพื่อให้ผู้สมัครงานได้ย้อนคิดถึงประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับคำถามสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์ที่มีโครงสร้าง จะต้องมีข้อคำถามที่ชัดเจน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์กำหนดการประเมินได้ในทุกโอกาสที่ทำการสัมภาษณ์ รวมทั้งเป็นกรอบให้ผู้สัมภาษณ์พูดคุยซักถามกันแบบไม่หลุดประเด็นที่ต้องการรู้ภายในระยะเวลาสัมภาษณ์ที่เหมาะสม นอกจากนี้ ข้อคำถามที่กำหนดไว้ชัดเจน ยังช่วยให้ผู้สัมภาษณ์เจาะลึกสอบถามถึงพยานหลักฐาน สถานการณ์และพฤติกรรมการแสดงออกตามสถานการณ์ (เช่น อยากรู้จุดอ่อนจุดแข็ง ศักยภาพในการทำงาน และทัศนคติ เป็นต้น) มากกว่าที่จะทึกทักหรือตีความเอาเองว่าสิ่งที่ผู้สมัครงานตอบออกมาตรงกับสิ่งที่ผู้สัมภาษณ์ต้องการรู้สำหรับการสัมภาษณ์ครั้งนี้แล้ว และเทคนิคการสัมภาษณ์อย่างมีโครงสร้างที่ดีคือการใช้ STAR เป็นแนวทางนี่เองครับ
o มุ่งเน้นการแสวงหาหลักฐานที่เป็นประสบการณ์ในอดีตของผู้สมัครงาน - การสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะนั้น จะตัดสินใจกันบนพื้นฐานของหลักฐาน (evidences) ที่ได้จากการสัมภาษณ์นะครับ และก็ไม่ค่อยสนใจมากนักกับความคิดความเห็นของผู้สมัครงานในเรื่องที่ถาม ไม่คิดเองเออเองเหมือนกับที่ผมว่าไว้ก่อนหน้า หรือแม้แต่คิดว่าผู้สมัครงานคนนี้เหมือนตนเองจังเลย (stereotypes) ผู้รู้ท่านบอกว่า การเลือกใช้สไตล์การสัมภาษณ์ที่เกิดประสิทธิผล จะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์ค้นหาพฤติกรรมการทำงานในอดีตของผู้สมัครงาน ซึ่งเป็นสิ่งพยากรณ์พฤติกรรมการทำงานในอนาคตได้เป็นอย่างดี และนี่เองคือประเด็นหลักของการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ อย่าลืมนะครับ
o จดบันทึกข้อมูลจากการสัมภาษณ์ - เป็นการยากนะครับที่ผู้สัมภาษณ์จะจดจำข้อมูลหรือคำตอบของผู้สมัครงานในทุกสถานการณ์หรือข้อคำถามได้ แม้จะเลือกใช้คำถามที่ list ไว้แล้วก็ตามแต่ ก็ยังยากที่จะจำได้ทั้งหมด ยิ่งซักไซ้ไล่เลียงผู้สมัครงานมากขึ้นตามข้อคำถาม ก็ยิ่งแตกประเด็นออกไปอีกมากมาย จะอาศัยการจำรายละเอียดที่พูดคุยกัน ก็ยิ่งยากไปกันใหญ่ล่ะครับ คำแนะนำก็คือ ต้องจด หรือบันทึกคำตอบที่ผู้สมัคงานตอบ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการใช้ดุลยพินิจหรือเลือกปฏิบัติของผู้สัมภาษณ์ได้ โดยเฉพาะหากเป็นคณะกรรมการสัมภาษณ์ ไม่สะดวกที่จะจดข้อมูล จะมอบหมายให้ HR ที่ทำหน้าที่สรรหา เข้าไปช่วยจดข้อมูลคำถาม/คำตอบ ก็เป็นทางเลือกที่ดีอย่างหนึ่งครับ มาดูตัวอย่างกันนะครับ
ตัวอย่างการบันทึกเหตุการณ์ระหว่างสัมภาษณ์
|
สมรรถนะที่ต้องประเมิน |
ผลการประเมิน
4 3 2 1 |
บันทึก/ความเห็น |
|
การมีพันธะผูกพัน ดูจาก : ความกระตือรือร้นและมุ่งมั่นที่จะรับผิดชอบและอุทิศตนในการทำงานให้กับองค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย พันธกิจหรือหน้าที่งานที่รับผิดชอบ |
|
มีความมุ่งมั่นกับการเรียนรู้ทักษะการทำงานใหม่ ๆ มาก |
|
การตระหนักรู้ตนเองและกฎระเบียบการทำงาน ดูจาก : การรู้และจัดการกับอารมณ์ความรู้สึกจ่อแข็ง จุดอ่อน ความหลงใหลใฝ่ฝัน ความสนใจและคุณค่าในการทำงานของตนเอง |
|
ดูเป็นคนที่ไม่ค่อยมั่นใจคำตอบของตัวเองที่บอกมา แต่ก็ชี้ให้เห็นถึงจุดแข็งจุดอ่อนได้ดี |
o ใช้เทคนิคการประเมินอย่างอื่นเพื่อสนับสนุนการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ - การสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะนี้ ถือเป็นเครื่องมือหนึ่งในการคัดเลือกคนที่องค์กรอยากได้ แต่การที่จะหยั่งทราบความรู้ ทักษะ ความสามารถ ศักยภาพ ทัศนคติรวมทั้งการแสดงพฤติกรรมในแต่ละด้านสมรรถนะที่เป็นกรอบในการสัมภาษณ์ คงต้องอาศัยเครื่องมือที่หลากหลายกันสักนิดนึง หลายองค์กรชั้นนำเลือกใช้แบบทดสอบความสามารถ (Ability Test Inventory) มาใช้ประกอบการสัมภาษณ์ บางองค์กรใช้ศูนย์ประเมิน (Assessment Center) เพื่อเพิ่มความเที่ยงตรงแม่นยำในการค้นหาคุณสมบัติคุณลักษณะของผู้สมัครงานเช่น ใช้ Role Plays หรือ Group Interaction เป็นต้น ประกอบกันไป เครื่องมือที่ผมว่าไปนี้ ยังมีอีกมากนะครับ และควรอย่างยิ่งที่จะนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจประเมินผลจากการสัมภาษณ์เพื่อให้ได้ผลดีเยี่ยมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
o ควรมีผู้เกี่ยวข้องจากหลายฝ่ายในการสัมภาษณ์ - หากจะหวังให้ผู้สัมภาษณ์คนเดียว สังเกตพฤติกรรม พร้อมไปกับซักถามผู้สมัครงาน ประเมินและตัดสินตามสมรรถนะอย่างมีประสิทธิภาพนั้น เกรงว่าจะผิดหวังนะครับ เว้นเสียแต่ว่าผู้สัมภาษณ์จะมีทักษะการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะนี้อย่างโชกโชนขั้นเทพ ดังนั้น เพื่อการันตีผลการสัมภาษณ์ที่ดี น่าจะมีผู้สัมภาษณ์มากกว่าหนึ่งคน หลายคนหลายความคิด จะได้ช่วยกันกลั่นกรองคำตอบและสังเกตพฤติกรรมระหว่างการตอบคำถามของผู้สมัครงานครับ
o ใช้คำถามติดตามผล (Follow up Question) - บางครั้ง ผู้สมัครงานก็เลือกใช้ศัพท์แสง (jargons) ที่ผู้สัมภาษณ์อาจจะไม่เคยได้ยินมาก่อน หรืออธิบายเรื่องใดเรื่องหนึ่งไม่ชัดเจน จำเป็นที่ผู้สัมภาษณ์จะต้องใช้คำถามอีกจำนวนหนึ่ง เพื่อตรวจสอบหรือถามไล่เลียงให้ผู้สมัครงานที่มาสัมภาษณ์กล่าวถึงรายละเอียดลึก ๆ ในเรื่องที่ซักถามไป พร้อมกับมุ่งค้นหาสาเหตุหรือแรงจูงใจเบื้องหลังการมีพฤติกรรมตามที่ผู้สมัครงานบอกเล่าให้ฟังนั้น จนกว่าผู้สัมภาษณ์จะสามารถประเมินความสอดคล้องกับสมรรถนะได้อย่างแจ่มแจ้ง นอกจากนี้ เมื่อต้องจดบันทึกคำตอบและพฤติกรรมที่สังเกตได้จากการสัมภาษณ์ ก็พึงหลีกเลี่ยงการจดรายละเอียดทุกเรื่อง ไม่ว่าจะอยู่ในประเด็นหรือนอกประเด็นที่ซักถาม เพราะจะกลายเป็นทำให้เสียเวลามานั่งไตร่ตรองสิ่งที่จด และที่สำคัญอีกเรื่องหนึ่งก็คือ ผู้สัมภาษณ์พึงระมัดระวังไม่ให้มีพูดมากเกินไป การสัมภาษณ์งานที่ดี ผู้สัมภาษณ์ต้องไม่ผูกขาดการพูด หรือแม้แต่ใช้คำถามที่ถามสามนาที แต่ผู้สมัครงานตอบแบบฟังรู้เรื่องเพียงหนึ่งนาที เพราะดูเสมือนว่า ผู้สมัครงานจะจับประเด็นได้ดียิ่งกว่าผู้สัมภาษณ์เสียอีก โดยปกติแล้วในการสัมภาษณ์ ผู้สัมภาษณ์จะพูดเสียสัก 30% ส่วนที่เลือกอีก 70% นั้นเป็นการตอบคำถามของผู้สมัครงาน ทุกท่านคงจำกันได้นะครับ
o ปิดการสัมภาษณ์ด้วยการให้ข้อมูลป้อนกลับ (feedback) - เมื่อได้ทำการซักถามผู้สมัครงานตามรายการสมรรถนะที่ต้องการประเมินแล้ว โดยมารยาทและแนวปฏิบัติที่ดีของการสรรหานั้น นอกเหนือจากการอธิบายกระบวนการสรรหาและเลือกสรรให้ผู้สมัครงานทราบกระบวนการหรือขั้นตอนต่อไป และกรอบเวลาที่ต้องใช้ทั้งสิ้นแล้ว ยังควรต้องให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ผู้สมัครงานอีกด้วย เรื่องนี้สำหรับหลายองค์กรอาจจะถือว่าไม่จำเป็น และไม่ใช่เรื่องที่ HR ที่ทำงานด้านการสัมภาษณ์จะต้องบอกกล่าวกับผู้สมัครงาน แต่สำหรับองค์กรที่คิดไกล ๆ สักนิด การให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ผู้สมัครงานที่มาสัมภาษณ์อย่างตรงไปตรงมาและสร้างสรรค์เพื่อให้ผู้สมัครงานได้ทบทวนและปรับปรุงการสัมภาษณ์ในครั้งต่อไป ไม่ว่าจะมาสมัครงานอีกครั้งหรือกับองค์กรอื่นก็ตาม จะช่วยให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีกับงาน HR ที่สะท้อนความเป็นมืออาชีพของคนทำงานได้อย่างมากทีเดียวครับ
ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต
Professional Human Resources-PHR
ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
บจก.กรุงไทยธุรกิจบริการ
E-Mail : [email protected]
Blog : http://chatchawal-ora.blogspot.com/
