HR Contribution

ในสภาพการณ์ของสังคมที่ความรู้เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงไปตลอด และเป็นสิ่งจำเป็นของการเรียนรู้เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้กับหน้าที่การงานและชีวิต ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรบุคคล จึงขอฝากเกร็ดเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานไว้ให้ได้เรียนรู้กัน ทั้งผู้เขียนและท่านผู้อ่าน ในลักษณะเรียนรู้ร่วมกัน สรรค์สร้าง HR เพื่อความเป็นมืออาชีพนะครับ....

ในการสัมภาษณ์งานนั้น  ว่าไปแล้วไม่ได้แตกต่างอะไรไปจากการนำเสนอตัวเองให้ดี  ให้น่าประทับใจ และตรงกับคุณสมบัติหรือบรรดาเงื่อนไขที่องค์กรที่รับสมัครงานต้องการ ในพื้นฐานแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้สมัครงานจะต้องมีทัศนคติที่ดี (can do and good attitude) มีความเชื่อมั่นและมารยาทที่เหมาะสม (self confident and good manner)  ตามกาลเทศะ ประกอบไปกับการตอบคำถามสัมภาษณ์ให้ได้อย่างตรงประเด็นและครอบคลุม ผมเชื่ออยู่เสมอว่า  เรื่องของจิตใจพื้นฐานนั้น   กำหนดพฤติกรรมการแสดงออกอยู่แล้ว  และแม้จะประเมินสัมภาษณ์ตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนดไว้เช่นใด นอกจากจะไม่ยาอกที่จะรับมือกับคำถามที่ถูกซักไซ้ไล่เรียง แต่ยังสร้างความประทับใจให้กับผู้สัมภาษณ์ในทางหนึ่งอีกด้วย

อย่างไรก็ดี  เทคนิควิธีการสัมภาษณ์ของหลากหลายองค์กรที่มุ้งค้นหาและเลือกสรรคนที่มีคุณสมบัติอย่างที่อยากได้นั้น ไม่เคยหยุดนิ่งเช่นที่ผมว่าไปแล้วในหลายบทความก่อนหน้า  เราจึงพบว่ามีเทคนิควิธีในการตั้งคำถามสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ  คำถามแบบกดดัน  คำถามแบบค้นหาและประเมินจุดแข็ง และคำถามอีกหลายลักษณะที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร ควบคู่ไปกับการใช้แบบทดสอบหรือประเมินทางจิตวิทยาเพื่อให้มั่นใจว่าจะเลือกสรร “คนที่ใช่”  ได้อย่างรอบคอบรัดกุม  ในสภาพที่ต้องรับมือกับการสัมภาษณ์ที่มีเทคนิค “ขั้นเทพ” เช่นนี้  ผู้สมัครงานทั้งหลายจะรับมืออย่างไร ?

ต่อไปนี้ คือ tip ที่ผมเลือกนำมาเสนอให้ผู้สมัครงานได้ลองใช้ตรวจสอบประเมินและเป็นแนวทางการเตรียมความพร้อมก่อนเข้ารับการสัมภาษณ์ แม้จะไม่ใช่ tip เด็ดอะไร แต่ก็น่ารู้ที่จะเอาไปลองคิดลองทำตามแน่นอนครับ

Tip 1  รู้จักตัวเองก่อน – ผู้สมัครงานหลายคน ตกม้าตายกับการเตรียมตัวง่าย ๆ  แค่การรู้จักตัวเองอย่างที่ผมว่า เนื่องจากขาดประสบการณ์และคิดไตร่ตรองตนเองให้รอบคอบ  ผมแนะนำให้ลองนั่งคิดทบทวนสิครับว่า เราผ่านงานอะไรมาบ้าง  ได้รับประสบการณ์ในเรื่องใด เคยได้รับคำชมจากหัวหน้างานมั๊ย มีปัญหาและอุปสรรคในการทำงานอย่างไรเกิดขึ้น  แก้ไขมันไปได้ลุล่วงหรือเปล่า ใช้วิธีการใด เป็นต้น  คำถามเหล่านี้ เป็นการทบทวนตัวเองก่อนที่จะไปทำความเข้าใจและคาดการณ์คำถามที่อาจจะพบเจอในสังเวียนการสัมภาษณ์ต่อไป  หากน้อง ๆ บัณฑิตใหม่ เพิ่งจบการศึกษามาหมาด ๆ ก็ยังไม่ต้องคิดอะไรมากครับ  การทบทวนตนเองคือทำความเข้าใจว่ามีจุดอ่อนจุดแข็งแค่ไหน ผ่านประสบการณ์ใช้ชีวิตที่มีประโยชน์เพื่อคนอื่นนอกจากตัวเองมาบ้างหรือไม่ เช่น เคยมีกิจกรรมเข้าค่ายใดที่ไปร่วมบ้างหรือเปล่า  ได้ประสบการณ์อะไรกับมา  ลองนึกใคร่ครวญดูให้ดี  อาจจะพบคุณค่าศักยภาพของตนเองที่มีและที่อาจจะต้องพัฒนาอีกหลายเรื่องเลยทีเดียวนะครับ    

Tip 2  ค้นหางาน และนายจ้างที่ใฝ่ฝัน – ไม่ว่าท่านหรือผมต่างก็มีนายจ้างที่ใฝ่ฝันอยากทำงานด้วยทั้งนั้นล่ะครับ  สมัยที่อายุยังน้อย ผมเองกก็เหมือนหลายท่านที่อยากเข้าทำงานในรัฐวิสาหกิจเพราะมองแล้วมั่นคงต่อชีวิตและครอบครัวในภายหน้า  เรียกว่า “ฝากผีฝากไข้” ได้ แต่ก็จนใจด้วยผมเองก็ทำงานด้วย เรียนไปด้วย จะเอาผลการเรียนจากสถาบันชั้นนำที่ผ่านการ entrance มาคงหมดสิทธิ์แม้แต่จะคิด ทำงานอะไรหาประสบการณ์ บ่มเพาะฝีมือตนเองไปก่อนก็คงจะเป็นทางเลือกของชีวิตที่ดีได้ทางหนึ่ง แต่สมัยนี้ ก็ไม่เหมือนสมัยผม  น้อง ๆ  หลายคนมีครอบครัวพ่อแม่ที่มั่นคง  มีโอกาสได้ศึกษาต่อในสถาบันทีมีชื่อเสียง โอกาสเลือกงานก็ไม่ยากเท่าใดนัก  แต่ที่ว่าไปนี้ไม่ใช่คำตอบทั้งหมดหรอกนะครับ ไม่งั้นองค์กรทั้งหลายก็คงมีแต่ลูกท่านหลานเธอนั่งเต็มสำนักงานกันไปหมด ยังคงมีพื้นที่อีกไม่น้อยสำหรับคนที่ขาดโอกาสแต่ตั้งใจและใฝ่ฝึกฝนให้ได้ก้าวหน้าในอาชีพ จะเป็นอย่างนี้ได้  คงต้องเริ่มต้นด้วยการวางแผนให้ดีครับ องค์กรที่เราใฝ่ฝันอาจจะเข้ายากในช่วงวุฒิปริญญาตรี แต่ก็ไม่แน่ว่าหากทำงานเก็บประสบการณ์ ผ่านการทำงานในบริษัทที่ดี จบการศึกษาสูงขึ้น  หนทางที่คาดไว้จะได้ร่วมงานกับบริษัทที่โด่งดัง ก็ไม่ไกลกว่าที่คิด นี่คือการวางแผนสายอาชีพนั่นเองครับ และที่สำคัญก็นำมันมาเป็นแรงกระตุ้นจูงใจให้ทำงานหักเพื่อเก็บเกี่ยวประสบการณ์ไว้ภายหน้า ผู้รู้ท่านถึงว่า  “อนาคตนั้น สวยเลือกได้” ครับ   ส่วนการค้นหางานที่อยากทำนั้น  เป็นเรื่องของการประเมินตนเองให้เหมาะกับงาน หากจะให้ดี คงต้องเตรียมตัวกันตั้งแต่เนิ่น ๆ ประเมินทักษะความเหมาะสมกับงานกันตั้งแต่อายุยังน้อย เพื่อให้มีโอกาสเลือกเรียนในสิ่งที่ตรงกับความถนัด และรักกับมัน เพราะนั่นคือสิ่งที่การันตีความสุขและความสำเร็จในการทำงาน

Tip 3 กำหนดโครงสร้างคำตอบสัมภาษณ์ไว้สัก 3-4 เรื่อง –  ผมแนะนำให้ผู้สมัครงานเตรียมคำตอบโดยนึกเรื่องราวหรือสถานการณ์ที่เคยทำ สิ่งที่คุณทำ ปัญหาและอุปสรรคที่มี การแก้ไขปัญหาและผลที่เกิดขึ้นไว้ (รวมแล้ว 3-4 เรื่อง) เวลาที่ตอบคำถามในเรื่องที่หยิบยกมาสัมภาษณ์ ก็ว่ากันไปตามลำดับหรือโครงสร้างคำตอบของคุณเลย และในความเป็นจริงนั้น  คุณจะถูกซักถามหลากหลาย  ทำให้ต้องเตรียมโครงสร้างของสิ่งที่จะตอบให้แตกต่างกันไปบ้าง  ไม่ใช่สถานการณ์เดียวกันตอบคำถามทุกข้อ 

Tip 4 เน้นจุดที่อยากตอบให้ชัด – เมื่อคุณวางโครงสร้างสิ่งที่จะตอบแล้ว จุดใดที่ต้องการเน้นเพราะมีความสำคัญก็ว่ากันให้ชัดเจน อย่าทึกทักเอาว่าผู้สัมภาษณ์จะนึกและคิดตามเรื่องราวที่คุณหยิบมาพูดถึงได้ดีกว่าคุณ เพราะมันเป็นไปไม่ได้หรอก และที่แท้จริงนั้น หน้าที่ของเค้าคือสังเกตว่าคุณลำดับเรื่องนำเสนอได้สมเหตุสมผล น่าเชื่อถือหรือไม่  ตามนัยยะหน้าที่นี้ คุณอาจจะถูกถามแบบไต่สวน (Probing Question) เพื่อลงลึกรายละเอียดในเรื่องนั้นเป็นพิเศษ หากเตรียมตัวไม่ดี จะทำให้ตอบได้ไม่มีประสิทธิภาพนะครับ  ผมขอลองยกตัวอย่างการเน้นคำตอบดังนี้ครับ  

-       หนึ่งในจุดแข็งของดิฉันคือการทำความเข้าใจและวิเคราะห์สถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งคาดการณ์ได้ว่า จะปรับปรุงงานอย่างไรเพื่อให้ตอบโจทย์นั้น......

-       ผมเป็นมิตรกับทั้งเพื่อนร่วมงานและสนับสนุนการทำงานของทีมอย่างเต็มที่......

Tip 5 เตรียมข้อมูลสนับสนุนจุดเด่นที่อยากเน้น –  เมื่อคุณจะหยิบยกเอาจุดเน้นในเรื่องหนึ่งเรื่องใดมากล่าวถึงในการสัมภาษณ์แล้ว  คุณจะต้องเตรียมต่อไปว่า จะเล่าถึงสถานการณ์หรืองานใดเพื่อสนับสนุนจุดเด่นที่อยากเน้นนั้น  เพราะการพูดขึ้นมาลอย ๆ  โดยไม่มีเรื่องที่เป็นตัวอย่าง ผู้สัมภาษณ์จะมองไม่เห็นภาพ และอาจจะมองว่าคุณรู้แต่ทฤษฎีแต่ไม่เคยทำงานนั้นให้สำเร็จมาก่อน  ผมแนะนำเพิ่มเติมว่า หากจะยกตัวอย่างสถานการณ์หรืองานใดมานำเสนอนั้น คุณต้องเคยทำมันมาจริง ๆ ไม่ใช่เคยเห็นแล้วนึกเอาว่าคุณก็จะทำอย่างนั้น เพราะหากโดนซักถามลงลึกแล้ว อาจจะหาทางออกไม่ได้ ยิ่งตอบยิ่งงง ลงเอยไม่ได้ แบบนี้ “เสียหาย” ผู้สมัครงานเองนะครับ

Tip 6 หลีกเลี่ยงโครงสร้างคำตอบที่คุณไม่มั่นใจ – เมื่อคุณจะต้องสัมภาษณ์ ไม่จำเป็นที่จะต้องบอกว่า คุณจะนำเสนอคำตอบในโครงสร้างอย่างไร ผมเชื่อว่า ผู้สัมภาษณ์คงต้องอยากฟังอะไรก็ได้ที่คุณจะพูด คุณอาจจะบอกว่า “มีองค์ประกอบที่สำคัญคุณต้องหาจุดเหมาะสมที่แสดงให้เห็นว่าคุณมั่นใจที่จะตอบ หลายเรื่องที่ส่งผลให้ผมมีประสบการณ์ทำงานในเชิงลึก  ยกตัวอย่างในการทำงานขายของผม เมื่อต้องจัดการกับลูกค้าที่........ผมมีเทคนิค.....ที่ใช้จัดการกับลูกค้า และมีทักษะในการสื่อสาร เช่น.........”  แต่การที่จะตอบคำถามให้มีประสิทธิภาพได้นั้น คุณจะต้องเตรียมคำตอบไว้เป็นอย่างดี หรือมีโครงสร้างการตอบ มีลำดับก่อนหลัง หากคุณไม่ได้เตรียมไว้หรือไม่มั่นใจแล้วนึกมาตอบทันที อาจจะมีปัญหานำเสนอเรื่องราวตอบคำถามสัมภาษณ์อย่างสับสน คนสัมภาษณ์ก็งง ผู้สมัครงานเล่าเองก็อาจจะงง ไปกันใหญ่เลยนะครับ แต่ในทางหนึ่งนั้น การตอบคำถามแบบที่เตรียมโครงสร้างไว้ล่วงหน้า จะทำให้คุณไม่ยืดหยุ่น  หากโดนถามคำถามที่แตกต่างไปจากโครงสร้างที่คิดไว้ อาจจะเสี่ยงตกม้าตายได้เลยนะครับ

Tip 7 ใช้คำกริยาและคำที่มีความหมายเพื่ออธิบายตัวเอง –  หากต้องการให้คำตอบสัมภาษณ์หนักแน่นมากขึ้น  คุณก็มีใช้คำว่า “ผมเคยได้รับเชิญเข้าร่วมการวางแผน.....”  แต่ตอบตรง ๆ ว่า “ผมมีประสบการณ์วางแผน.....” เพื่อสะท้อนสถานการณ์นั้นได้ชัดเจนมากกว่า โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ที่คุณมีบทบาทเรื่องนี้มากกว่ากระทำกิจกรรมอะไรบางอย่างในสถานการณ์นั้น  เพราะการเล่าข้างต้น อาจจะมองได้ว่าคุณอาจจะเข้าร่วมแต่ไม่ได้ทำกิจกรรมอะไรในการวางแผนมากมายนัก หรือไม่ได้มีบทบาทหลักในการทำกิจกรรมนั้นเลยก็ได้  ลองพิจารณาคำตอบด้วยใช้กริยาต่อไปนี้

-       ผมมีบทบาทสำคัญในงาน......

-       ผมจัดการแก้ไขปัญหา......

-       ผมประสบความสำเร็จในการทำงาน.....

-       ผมเชี่ยวชาญในงาน.......

-       ผมมั่นใจอย่างยิ่งว่า....  

Tip 8 ทดลองตอบคำถามสัมภาษณ์ด้วยเทคนิค STAR – ผมได้นำเสนอไว้ในหนังสือเล่มนี้บ้างแล้วว่า STAR (Situation or Task, Action and Results) เป็นเทคนิคของการสัมภาษณ์อย่างเป็นระบบที่ได้รับความนิยมอย่างมากในการสัมภาษณ์งานปัจจุบัน ซึ่งผู้สัมภาษณ์และผู้สมัครงานสามารถฝึกฝนทักษะนำมาใช้ในการสัมภาษณ์ได้เช่นกัน วิธีการนี้ ท้าทาย HR ที่ทำงานด้านการสรรหาอย่างมาก เพราะต้องเตรียมความพร้อมตั้งคำถาม สังเกตและจดบันทึกคำตอบอย่างรัดกุม หลายองค์กรที่ HR ไม่ค่อยมีเวลาหรือไม่ค่อยเชี่ยวชาญมากนัก อาจจะไม่คุ้นเคยมากนัก หากผู้สัมภาษณ์ไม่ได้ถามด้วยเทคนิคนี้ ผู้สมัครงานเลือกที่จะตอบ ก็ไม่ใช่เรื่องที่ผิดกติกานะครับ ตรงกันข้าม กลับจะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์เข้าใจเรื่องราวของคุณได้ชัดเจนขึ้น และแน่นอนว่าย่อมจะประทับใจกับคำตอบของคุณมากกว่าการตอบคำถามตามประเด็นไปเรื่อย ๆ โดยไม่ได้จัดโครงสร้างการตอบคำถามที่ชัดเจน    

Tip 9 เน้นพฤติกรรมและภาษากายประกอบ – ภาษากายของเรา มักจะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์ได้ข้อมูลบางอย่างที่เกี่ยวกับตัวคุณดีขึ้น เนื่องจากหลายกรณีคำพูดไม่ได้บอกอะไรมาก และหลายเรื่องนั้นก็มักจะต้องพิจารณาประกอบกับภาษากายเพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจนมากขึ้น ภาษากายบางอย่างเช่นการใช้สายตาที่มุ่งมั่น บ่งบอกพึงความมั่นใจในเรื่องที่คุณบอกเล่าระหว่างสัมภาษณ์

หลายเรื่องราวที่ว่าไปนี้ เมื่อเทียบกับบทความหลายเรื่องที่ผมเขียนไปก่อนหน้า ต้องบอกไว้ก่อนว่าบางเรื่องก็ว่าไว้แล้ว ไม่ใช่เรื่องใหม่อะไร  บางเรื่องท่านผู้อ่านก็น่าจะรู้แล้ว ก็ไม่ว่ากัน เพียงแต่อยากหยิบมาทบทวนความจำเท่านั้น  แต่ทั้งหลายทั้งปวงนั้น  ผมต้องออกตัวก่อนว่า ผมไม่ใช่กูรู ผู้เชี่ยวชาญที่มีชื่อเสียงโด่งดังในใต้หล้านี้  โปรดอย่าเชื่อ จนกว่าจะได้ลองรับไปทำและนำไปใช้  ได้ผลอย่างไรบอกเล่าสู่กันฟังบ้างนะครับ

ชัชวาล  อรวงศ์ศุภทัต

Professional Human Resources-PHR

ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล                                      

บจก.กรุงไทยธุรกิจบริการ

E-Mail : [email protected]

Blog : http://chatchawal-ora.blogspot.com/