Hotel Accounting Information System
For Hotel Management
ระบบสารสนเทศการบัญชีโรงแรม เพื่อการบริหารงานโรงแรม
ธุรกิจโรงแรม ในด้านการบัญชี และการบริหารทั่วไป ใช้ข้อมูลจากระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information System) หลักใหญ่ ๆ ได้แก่ รายได้, ค่าใช้จ่าย และการรายงานงบการเงิน หรือรายงานผลกำไรขาดทุน
รายได้ (Revenue)
1. ระบบสารสนเทศในงานตรวจสอบรายได้ประจำวัน
ธุรกิจการโรงแรม เป็นธุรกิจที่ต้องการผลตอบแทน หรือต้องการมุ่งหารายได้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังนั้นผู้ประกอบการจึงต้องจัดหารายได้หลายประเภท และมาจากหลายแหล่งภายในสถานประกอบการ หรือภายในโรงแรม ซึ่งส่วนใหญ่เป็นการให้บริการแทบทั้งสิ้น ดังนั้นการที่จะรวบรวมรายได้ของโรงแรมที่มีอยู่ให้ครบถ้วนและถูกต้อง จะต้องมีการจัดทำอย่างถูกต้อง นโยบายหนึ่งที่สามารถช่วยให้การตรวจสอบรายได้ประจำวันของโรงแรมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่การนำเทคโนโลยีสารสนเทศของรายได้เข้ามาใช้
กิจการโรงแรมเป็นกิจการที่มีการดำเนินงานตลอด 24 ชั่วโมง ไม่มีวันหยุด ทำให้รายได้ของโรงแรมที่เกิดขึ้นมีอยู่ตลอดเวลาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการตรวจสอบรายได้ของโรงแรมต้องทำอย่างรวดเร็ว และถูกต้องภายในวันทำการของโรงแรม ซึ่งโดยทั่วไปแล้วหนึ่งวันทำการของโรงแรมจะเริ่มนับจากเวลา 07.00 น. ของวันนี้ไปสิ้นสุดเวลา 07.00 น. ของวันถัดไป นั่นหมายความว่า การตรวจสอบรายได้ประจำวันจะต้องทำเสร็จก่อนเวลา 07.00 น. ของทุกวัน เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานในหน้าที่นี้ ได้แก่ ผู้ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำ (NIGHT AUDITOR)
Night Auditor คือผู้ที่ทำหน้าที่ในการตรวจสอบรายได้ประจำวันที่เกิดขึ้นในแผนกต่าง ๆว่าได้ถูกบันทึกโดยถูกต้องแล้วหรือไม่ ตรวจสอบจำนวนห้องพักแขกที่ขายได้ในแต่ละวันว่าได้ถูกบันทึกตรงกันหรือไม่ระหว่างการบันทึกข้อมูลของพนักงานต้อนรับ (Reception) กับรายงานการเข้าพักของแขกจากแผนกแม่บ้าน (House Keeping) จากนั้นแก้ไขปรับปรุงยอดรายได้วันต่อวันให้เรียบร้อย จะเห็นว่างานของ Night Auditor มีความยุ่งยากมากถ้าโรงแรมมีห้องพักจำนวนมาก ภัตตาคารต่าง ๆ ของโรงแรมที่เปิดให้บริการมีหลายภัตตาคาร รวมทั้งแผนกต่าง ๆที่ก่อให้เกิดรายได้ เช่น แผนกโทรศัพท์ (Telephone) แผนกซักรีด (Laundry) เครื่องดื่ม และอาหารว่างในห้องพัก (Mini Bar) ศูนย์สุขภาพ (Health Club or Fitness Center) ศูนย์บริการธุรกิจ (Business Center) ร้านขายของที่ระลึก และเบ็ดเตล็ด (Gift Shop) ร้านถ่ายรูป และอัดขยายภาพ (Photo Shop)
งานของ Night Auditor จะง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นถ้านำ ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งาน ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์จะมีคำสั่งพิมพ์รายงานต่าง ๆเกี่ยวกับรายได้ทั้งหมดที่มีการบันทึกไว้โดยพนักงาน Front Cashier (เก็บเงินส่วนหน้า) รายงานรายได้ต่าง ๆ Night Auditor จะนำไปตรวจสอบกับสารสนเทศที่เกี่ยวของกับรายได้ต่อไป
ปัจจุบันได้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์มาใช้ในธุรกิจโรงแรมกันมากขึ้นทำให้การควบคุมรายได้ของโรงแรมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามไม่ได้หมายความว่ารายได้ของโรงแรมจะถูกต้องครบถ้วนทั้งหมด จะด้วยสาเหตุใดก็ตาม (นั่นหมายถึงอาจมีการบันทึกข้อมูลที่ผิดพลาดโดยไม่เจตนา หรือ เจตนาก็ตาม) ดังนั้นจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่จะยอมรับข้อมูลที่บันทึกอยู่ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะต้องเป็นบุคคลอื่นที่มิใช่ผู้ที่ป้อนข้อมูลรายได้
โดยทั่วไปขั้นตอน และเทคนิคการจัดระบบสารสรเทศในงานตรวจสอบรายได้ประจำวันของโรงแรมต่าง ๆไม่แตกต่างกันเท่าไร ดังนั้นซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่นำเข้ามาใช้งานในส่วนของการควบคุม และตรวจสอบรายได้ประจำวันจะถูกพัฒนาไปในแนวทางเดียวกัน ทำให้เทคโนโลยีสารสรเทศในงานตรวจสอบไม่ยุ่งยากอีกต่อไป
2. ระบบสารสนเทศในงานการสรุปรายได้ประจำวัน
|
