การรับสมัครงานที่เปิดกว้างเกินไปนั้น บางทีก็เป็นความยากลำบากในการเตรียมตัวของผู้สสมัครอยู่ไม่น้อย ดังเช่นบริษัทหนึ่ง เปิดรับสมัครบุคคลเพื่อทำงานในงานฝ่าย บุคคล แต่ระบุอย่างกว้าง ๆ ว่า ผู้สมัครต้องจบปริญญาตรี โดยมิได้ระบุ หรือจำกัดสาขาแต่อย่างใด
ผู้สมัครรายนี้จบปริญญาตรีด้านการบัญชี เธอไม่เคยเรียนวิชาที่เกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล หรือการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เธอจึงติดต่อมาเพื่ออยากทราบว่าเธอจะหาซื้อตำราเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ที่ไหน เพราะจะมีการสอบข้อเขียนและสอบสัมภาษณ์ด้วย และผู้เขียนได้แนะนำว่า เธอจะหาซื้อตำราทางด้านนี้ได้จากที่ไหน
แต่อันที่จริงไม่ใช่แค่มีตำราในเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์เท่านั้น แม้เธอจะอ่านและทำความเข้าใจกับเนื้อหาต่าง ๆ เพียงใดก็ตาม แต่มันค่อนข้างกว้างขวางเกินกว่าที่เธอจะเพียงแต่อ่านแล้วจดจำเอาไปสอบข้อเขียนหรือสอบสัมภาษณ์
ทั้งนี้เพราะการบริหารบุคคลเน้นกระบวน การตั้งแต่การกำหนดตำแหน่งงาน กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับตำแหน่งนั้น รวมทั้งการกำหนดคุณสมบัติของผู้ที่จะทำหน้าที่ในตำแหน่ง นั้น ซึ่งจะนำไปสู่การกำหนดมาตรการในการ สรรหา หรือคัดเลือกบุคคลที่เหมาะสม
จนกระทั่งเมื่อรับบุคคลเข้ามาแล้ว จะมีการอบรมปฐมนิเทศให้ลงมือปฏิบัติงานและมีช่วงเวลาของการทดลองงาน ถ้าหากผ่านจุดนี้ไปได้ก็จะบรรจุแต่งตั้งเป็นพนักงานขององค์กรต่อไป และหลังจากนั้นก็จะมีการประเมินผลการปฏิบัติงาน เช่น ครึ่งปี หรือหนึ่งปี เพื่อเลื่อนขั้น เลื่อนเงินเดือน และองค์กรก็จะนำผลการประเมินบุคคล และการหาความจำเป็นในการฝึกอบรมมาสร้างหลักสูตรฝึกอบรมพนักงานระดับต่าง ๆ ขององค์กร
นอกจากนั้น งานในด้านนี้ยังต้องเกี่ยวข้องกับการควบคุมดูแลในเรื่องวินัย หรือการรักษากฎระเบียบขององค์กร เพื่อกำกับให้พนักงานสามารถทำงานพร้อมกันได้อย่างราบรื่น ไม่เกิดความขัดแย้งอันจะมีผลต่อผลงานรวมขององค์กร
ในปัจจุบัน เพื่อพิทักษ์สิทธิของคนทำงานมิให้นายจ้างละเมิดสิทธิของพวกเขา จึงมีเรื่องของแรงงานสัมพันธ์เข้ามาเกี่ยวข้องในภารกิจของงานฝ่ายบุคคล ซึ่งจะต้องดูแลให้ถูกต้องตามกฎหมายด้วย
ด้วยเหตุนี้ วิชาการในเรื่องการบริหารงานบุคคลนั้นมีขอบเขตกว้างขวางพอสมควร และคุณก็ไม่เคยศึกษาในวิชานี้มาก่อน จึงขอแนะนำว่า
คุณควรติดต่อฝ่ายบุคคลหรือไปที่องค์กรที่รับสมัคร บางทีคุณอาจจะได้รายละเอียดบางประการที่อาจจะเป็นประโยชน์ หรือง่ายกับการเตรียมตัวของคุณ ดีกว่าการเตรียมตัวแบบเดาสุ่ม เพราะคุณไม่รู้เลยสักนิดเดียวว่า คุณจะต้องเข้าสอบในวิชาใดบ้าง แล้วคุณจะเตรียมตัวสอบให้มั่นใจได้อย่างไรกัน
ตัวอย่างเช่น มีผู้สมัครงานรายหนึ่งพบประกาศรับสมัครงานของ ก.พ. ซึ่งต้องการบุคลากรเป็นหลายสิบตำแหน่ง เธออยู่ต่างจังหวัด และประสงค์จะสมัครงานนี้ เพราะคิดว่าเมื่อมีความต้องการบุคลากรจำนวนมาก ก็อาจจะพอมีหวังได้งาน เธอจึงโทรศัพท์ถึงผู้เขียน และถามว่าจะดูหนังสือในการสอบข้อเขียนอย่างไรดี และจะหาตำราได้จากที่ไหนในการเตรียมสอบ
ผู้เขียนจึงตอบเธอไปว่า คำถามของเธอไม่มีใครตอบได้อย่างแน่นอน เธอควรต้องใช้ความพยายามให้เต็มที่สักหน่อยถ้าอยากได้งานทำ เพราะประกาศรับสมัครงานนั้นไม่ได้บอกรายละเอียดอะไรมากนัก เพียงแต่บอกชื่อหน่วยงานที่ต้องการบุคลากร ระบุตำแหน่งที่ต้องการ โดยจะระบุถึงวุฒิการศึกษา เพศ และหรือประสบการณ์ เช่น 2 ปี 5 ปี สำหรับงานบางงาน หรืออาจจะมีข้อมูลคร่าว ๆ เกี่ยวกับที่ประกาศรับสมัครลงท้ายด้วยว่า สนใจติดต่อด้วยตนเอง หรือส่งจดหมายพร้อมหลักฐานได้ที่ฝ่ายบุคคลขององค์กรนั้น ๆ
เพราะฉะนั้นผู้สมัครงานจึงต้องใช้ความพยายามขวนขวายหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับตนเองมากที่สุด เพื่อจะได้รายละเอียดมาใช้ในการสมัครงานได้ดีที่สุด มิฉะนั้นคุณก็เฝ้าแต่ติดตามหาประกาศรับสมัครงาน และก็ส่งหลักฐานการสมัครงานไปยังหน่วยงานนั้น ๆ และลงท้ายคุณก็ยังไม่สามารถหางานทำได้สักที ในขณะที่ตำแหน่งงานมีน้อย มีผู้สมัครงานอยู่มากมาย
ดังนั้น ผู้ที่มีความพยายามอย่างเต็มที่ในการสมัครงาน จึงน่าจะเป็นผู้ได้งานทำมิใช่หรือ เพราะพวกเขามีความพร้อมกว่าคนอื่น ๆ เขาจึงเป็นผู้สมควรได้รับการคัดเลือก
แน่นอนว่าคนที่สมัครงานแล้วได้งานนั้น เขาคงไม่เพียงแค่พบประกาศรับสมัครงาน แล้วเขาก็รีบผลีผลามส่งเอกสารสมัครงานไปทันที
แต่เขาจะไม่ทำเช่นนั้นเป็นอันขาด เขาจะต้องไปที่หน่วยงานซึ่งประกาศรับสมัครงานด้วยตนเอง เพื่อทราบรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการสอบ เช่น สอบข้อเขียน สอบสัมภาษณ์ กำหนดวันปิดรับสมัคร กำหนดวันสอบข้อเขียน เวลาที่สอบ วิชาหรือขอบเขตวิชาที่จะสอบ กำหนดวันสอบสัมภาษณ์ หลักฐานสำคัญ ๆ ประกอบการสมัคร
จากนั้นเขาจึงเริ่มเตรียมหลักฐานการสมัครงานให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็นรูปถ่าย หลักฐานทางด้านการศึกษา หลักฐานด้านประสบการณ์ในการทำงานที่ผ่านมา หลักฐานการได้รับการอบรม ในหลักสูตรต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ในการประกอบการพิจารณาของหน่วยงานที่รับสมัคร ประวัติส่วนตัวในชีวิต การศึกษาและงาน และหลักฐาน อื่น ๆ ที่ระบุเป็นความต้องการของหน่วยงาน
หน่วยงานที่ประกาศรับสมัครงาน จะมีรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการคัดเลือก เช่น กำหนดการเปิดรับสมัคร กำหนดวันปิดรับสมัคร กำหนดการสอบข้อเขียน กำหนดการสอบสัมภาษณ์ และการประกาศผลผู้ได้รับการคัดเลือก สำหรับวิชาที่สอบข้อเขียนนั้น ก็จะระบุว่าจะมีหมวดวิชาใดบ้าง ใช้เวลาสอบวันใด และใช้เวลาเท่าใด
ถ้าคุณไม่มีรายละเอียดเหล่านั้น คุณจะเตรียมตัวได้ถูกต้องได้อย่างไร เพราะคุณก็คงต้องหาตำรับตำรา และศึกษาทำความเข้าใจกับเนื้อหาเหล่านั้น ซึ่งก็ต้องใช้เวลาพอสมควรสำหรับการเตรียมตัวให้พร้อม ด้วยความมั่นใจในการเข้าสอบ
บางหมวดวิชาคุณอาจจะได้เคยศึกษามาบ้างแล้วในระดับปริญญาตรี หรือ ปวช. ปวส. ที่สำเร็จมา แต่บางวิชาคุณอาจจะไม่เคยศึกษามาก่อนเลย ในขณะที่ผู้สมัครอื่นอาจจะเคยศึกษาวิชาเหล่านั้นมาก่อนแล้ว
เพราะฉะนั้นการสมัครงานในสมัยนี้ จึงมีการแข่งขันสูง เช่น แค่ระบุวุฒิปริญญาตรีไม่จำกัดสาขาด้วยแล้ว ผู้มีสิทธิสมัครจึงมีอยู่อย่างกว้างขวาง ใครที่ไม่ใช้ความพยายามอย่างเต็มที่ในทุกขั้นตอน ย่อมต้องเป็นผู้เสียเปรียบ และยากที่จะประสบความสำเร็จในการได้งานทำ
เพียงแต่ขยันหาข้อมูลประกาศรับสมัครงานตำแหน่งต่าง ๆ ทั้งภาครัฐ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ เป็นร้อย ๆ เป็นพัน ๆ ตำแหน่ง ทั้งในกรุงเทพมหานครและในภูมิภาค เท่านี้ยังไม่เพียงพอที่คุณจะรีบส่งใบสมัคร แล้วรอด้วยความหวังว่าคงจะได้งาน
ผู้สมัครงานจึงต้องใช้ความพยายามอย่างเต็มที่ดังที่ได้กล่าวในข้างต้น จะมีประโยชน์อะไรกับการพิจารณาคัดเลือก เพราะเพียงตรวจสอบหลักฐานการสมัครงานเหล่านั้น ล้วนแต่ขาด ๆ เกิน ๆ เหมือนกับว่าผู้สมัครไม่ได้สนใจ หรือ ตั้งใจอย่างมุ่งมั่นแต่อย่างใด ขอให้ได้ส่งหลักฐานการสมัครงานให้ทันเวลาก่อนปิดรับสมัครเท่า นั้นเอง
ลองคิดดูว่า ถ้าคุณเป็นฝ่ายพิจารณาคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน คุณคงพึงพอใจผู้สมัครที่ประณีตในการกรอกใบสมัคร หรือจดหมายสมัครงานที่เขียนอย่างน่าประทับใจ จนนึกอยากจะเห็นตัวผู้สมัคร อยากจะรับคนแบบนี้ไว้ทำงาน อีกทั้งยังมีความพร้อมทั้งในด้านหลักฐานต่าง ๆ ที่อ้างอิงในจดหมายสมัครงาน จัดอย่างเป็นลำดับ มีระเบียบเรียบร้อย ย่อมบอกถึงความมีระเบียบเรียบร้อยของผู้สมัคร
อย่างนี้ย่อมเป็นผู้สมัครงานที่ได้เปรียบอยู่ไม่น้อย แถมเขายังไปยังหน่วยงานที่ประกาศรับสมัครด้วยตนเอง เพื่อไปยื่นใบสมัครและสอบ ถามรายละเอียดในการสอบข้อเขียน และการสอบสัมภาษณ์อีกต่างหาก หลายคนคิดว่าการส่งใบสมัครและหลักฐานไปทางไปรษณีย์ก็น่าจะเพียงพอแล้ว เพราะท้ายที่สุด ใบสมัครก็ไปถึงมือหน่วยงานที่รับสมัครเหมือนกัน ไม่เห็นจะต้องไปด้วยตนเองให้เสียเวลา
แต่คุณไม่คิดหรือว่าการไปสมัครด้วยตนเอง อาจจะเป็นประโยชน์กับตัวคุณอีกหลายประการ เช่น คุณได้รู้จักหน่วยงานนั้น คุณได้รู้ข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับการสอบข้อเขียนและสอบสัมภาษณ์ที่ผู้สมัครอื่น ๆ ไม่รู้ คุณได้เห็นการปฏิบัติงานของหน่วยงานนั้น คุณอาจจะได้โบรชัวร์เกี่ยวกับหน่วยงานนั้น คุณอาจจะได้รู้ความเป็นมาของกิจการนั้น ซึ่งหลายอย่างคุณอาจใช้ข้อมูลนั้นให้เป็นประโยชน์ในการสอบข้อเขียน หรือการสอบสัมภาษณ์ได้อีกต่างหาก
บางคนนั้นมีความมุ่งมั่นอย่างน่าชมเชยในการสมัครงาน เช่น แม้แต่ประวัติส่วนตัวก็ยังจัดพิมพ์เป็นเล่มเฉพาะ ไม่ใช่แค่กรอกหรือเขียนในจดหมายสมัครงานเท่านั้น รูปถ่ายดูดี เรียบร้อย ชัดเจน สำเนาเอกสารหลักฐานทั้งหลายชัดเจน เตรียมการมาเป็นอย่างดี
หลายคนอาจจะมองข้ามความสำคัญเหล่านี้ไป โดยเห็นว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่อย่าลืมว่าทุกอย่างล้วนทำให้คุณได้เปรียบในการได้รับการคัดเลือกทั้งสิ้น จึงมองข้ามไปไม่ได้แม้แต่เรื่อง เดียว
จงอย่าใช้ความง่าย สบาย ๆ หรือไม่ใช้ความพยายามอย่างเต็มที่ เพราะทุกอย่างหมายถึงโอกาสที่จะทำให้คุณได้มีงานทำทั้งสิ้น จงรับผิดชอบที่จะทำให้ดีที่สุด อย่าเพียงแต่สมัครไปเรื่อย ๆ โชคดีเมื่อไรก็คงได้งานเองแหละน่า